Ο συνεχής οικονομικός προγραμματισμός και προβλέψεις είναι κρίσιμοι για την ανάπτυξη των επιχειρήσεων. Ωστόσο, ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, μπορεί να είναι δύσκολο να τα κάνετε όλα αυτά διεξοδικά και αποτελεσματικά. Ίσως δεν είστε καλοί στους αριθμούς ή πιστεύετε ότι η επιχείρησή σας απαιτεί πραγματικά χρόνο.
Τώρα η διαχείριση και η ανάλυση των οικονομικών της επιχείρησης δεν χρειάζεται να είναι μια κουραστική διαδικασία. Στην πραγματικότητα, η ενεργή αναζήτηση για βελτιώσεις μπορεί να σας βοηθήσει για πιο αποτελεσματική και γόνιμη οικονομική διαχείριση.
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε καλύτερα τα οικονομικά της επιχείρησής σας.
Επενδύστε στην τεχνολογία οικονομικής διαχείρισης
Δεν υπάρχει έλλειψη εφαρμογών λογιστικής και χρηματοοικονομικής τεχνολογίας (fintech) στην αγορά. Αυτές οι προηγμένες πλατφόρμες μπορούν να βοηθήσουν τις μικρές επιχειρήσεις, τις νεοφυείς επιχειρήσεις και τους ατομικούς εμπόρους να καταγράφουν αυτόματα τις συναλλαγές και να παρακολουθούν τα υπόλοιπα λογαριασμών. Πολλές από αυτές τις λύσεις μπορούν επίσης να προετοιμάσουν φορολογικά έντυπα ή να ενσωματωθούν με λογισμικό φορολογικής προετοιμασίας.
Είτε έτσι είτε αλλιώς, δεν υπάρχει καμία δικαιολογία για να μην επενδύσετε σε έναν (ή περισσότερους) από αυτούς τους πόρους. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να διαχειρίζεστε τον προϋπολογισμό και τα έξοδά σας με μεγαλύτερη συνέπεια και θα ελευθερώνετε περισσότερο χρόνο για πιο κρίσιμες για την αποστολή εργασίες που δημιουργούν έσοδα. Κάντε την έρευνά σας, καθορίστε ποιες εργασίες που σχετίζονται με τη λογιστική μπορείτε να βελτιστοποιήσετε και ξεκινήστε να δοκιμάζετε λύσεις.
Εάν είστε ανένδοτοι στη χρήση οποιουδήποτε είδους λογιστικού λογισμικού, θα πρέπει να παρακολουθείτε τα πράγματα σε υπολογιστικά φύλλα για να δημιουργήσετε απλές αναφορές. Αυτό είναι ένα αρκετά εύκολο βήμα. Για παράδειγμα, οι τράπεζες συνήθως σας επιτρέπουν να εξάγετε οικονομικές καταστάσεις ως υπολογιστικά φύλλα. Δεδομένου αυτού, μπορεί να χρειαστεί αρκετός χρόνος για να αξίζει να αναθέσετε σε έναν ελεύθερο επαγγελματία για την εισαγωγή και την επαλήθευση των δεδομένων.
Επιλέξτε μια λογιστική μέθοδο και μείνετε σε αυτήν
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να παρακολουθείτε τα οικονομικά της επιχείρησής σας και οι επιχειρήσεις συνήθως χρησιμοποιούν τη μέθοδο της αυτοτέλειας των χρήσεων ή των μετρητών. Η διαφορά μεταξύ των δύο εστιάζεται όταν αλλάζετε τις ισορροπίες. Με τη μέθοδο τοις μετρητοίς, η πληρωμή καταγράφεται κατά την παραλαβή, ενώ με τη μέθοδο του δεδουλευμένου, η πληρωμή καταγράφεται την ημερομηνία πώλησης.
Η μέθοδος των δεδουλευμένων είναι ένα πιο ακριβές στιγμιότυπο και μπορεί να σας βοηθήσει με τους φόρους σας, αλλά διατρέχει επίσης τον κίνδυνο να σας κάνει να πιστεύετε ότι έχετε περισσότερα χρήματα από όσα έχετε. Από την άλλη πλευρά, η ταμειακή μέθοδος παρέχει μια σαφή εικόνα των τρεχουσών και ιστορικών ταμειακών ροών, αλλά είναι πολύ πιο δύσκολο να προβλεφθεί και επομένως έχει και τα μειονεκτήματά της.
Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που θα επιλέξετε, είναι σημαντικό να την ακολουθείτε. Δεν μπορείτε απλώς να επιλέγετε κάθε χρόνο με βάση το καλύτερο για την επιχείρηση. Αυτή είναι μια συνταγή για να χάσετε γρήγορα την επιχείρηση και να δημιουργήσετε ακούσια λογιστική απάτη που μπορεί να φέρει την επιχείρησή σας σε νομικά προβλήματα.
Κατανοήστε τις οικονομικές σας καταστάσεις
Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός λογιστής για να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας. Αλλά θα πρέπει τουλάχιστον να έχετε μια γενική κατανόηση του ποιες είναι οι οικονομικές σας καταστάσεις, πώς λειτουργούν και πώς αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Οι τρεις κύριες οικονομικές καταστάσεις με τις οποίες πρέπει να ξεκινήσετε είναι τα κέρδη και οι ζημίες, ο ισολογισμός και οι καταστάσεις ταμειακών ροών.
Η κατάσταση κερδών και ζημιών παρέχει μια επισκόπηση της απόδοσης της επιχείρησής σας. Ο ισολογισμός είναι μια βασική επισκόπηση της υγείας και της σταθερότητας της επιχείρησής σας, με βάση τα περιουσιακά σας στοιχεία και το ανεξόφλητο χρέος σας. Η κατάσταση ταμειακών ροών σας δείχνει εάν έχετε αρκετά μετρητά για να συνεχίσετε και να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας.
Μεμονωμένα, αυτές οι δηλώσεις είναι εξαιρετικά εργαλεία για την κατανόηση συγκεκριμένων πτυχών της επιχείρησής σας. Μαζί, παρέχουν μια σαφή εικόνα για το πώς τα πάτε, καθιστώντας πολύ πιο εύκολη τη λήψη έξυπνων και στρατηγικών οικονομικών αποφάσεων. Αφιερώνοντας χρόνο για να τα καταλάβετε, είναι πολύ πιο εύκολο να ξεκινήσετε να κάνετε προβλέψεις και να προετοιμαστείτε προληπτικά για διαφορετικά σενάρια.
Αυτόματη δημιουργία αναφορών
Τώρα, μπορεί να είναι δύσκολο να αναλύσετε αυτές τις οικονομικές καταστάσεις εάν αφιερώσετε όλο τον χρόνο σας στη σύνταξή τους. Μπορεί επίσης να είναι απογοητευτικό να αντιμετωπίζετε αυτές τις δηλώσεις όταν τις εξετάζετε και τις ενημερώνετε μεμονωμένα. Για να μην αναφέρουμε αν θέλετε να υποβάλετε συγκεκριμένες αναφορές μισθοδοσίας, CMS ή άλλες αναφορές για να προσθέσετε περισσότερο χρώμα στην οικονομική σας επισκόπηση.
Επομένως, αντί να διαχειρίζεστε αυτά τα πράγματα ξεχωριστά, είναι συχνά πιο πολύτιμο να χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο που μπορεί να συγκεντρώνει και να δημιουργεί αυτόματα οικονομικές καταστάσεις. Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο τον εντοπισμό ευκαιριών ανώτατου επιπέδου χρησιμοποιώντας έναν ξεχωριστό πίνακα εργαλείων και, στη συνέχεια, την εμβάθυνση σε μεμονωμένες οικονομικές καταστάσεις.
Με αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να ρυθμίσετε με ακρίβεια ό,τι παρουσιάζεται, να μοιράζεστε εύκολα πληροφορίες και, σε ορισμένες περιπτώσεις, να κάνετε προσαρμογές απευθείας από την ίδια την αναφορά.
Συμβουλευτείτε έναν λογιστή
Ακόμη και οπλισμένοι με όλα τα πιο πρόσφατα εργαλεία, η λογιστική εξακολουθεί να είναι δύσκολη και απογοητευτική. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι λογιστές απαιτείται να έχουν διαφορετικές πιστοποιήσεις ανάλογα με την ακριβή εξειδίκευσή τους καθώς μπορεί να διαφέρουν.
Αν και η επιχείρησή σας μπορεί να είναι πολύ μικρή για να δικαιολογήσει έναν λογιστή πλήρους απασχόλησης, η εξωτερική ανάθεση υπηρεσιών τήρησης βιβλίων μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποκτήσετε à la carte εμπειρία κατά παραγγελία. Μπορείτε να βρείτε μια ποικιλία από υπηρεσίες και ελεύθερους επαγγελματίες που ειδικεύονται σε εξειδικευμένους τομείς όπως πληρωτέους/εισπρακτέους λογαριασμούς, τραπεζική συμφωνία, μισθοδοσία, φόρους και άλλα.
Οι λογιστές μπορούν επίσης να κερδίσουν οικονομίες κατανοώντας τα τρέχοντα κυβερνητικά προγράμματα, τους κανόνες και τους κανονισμούς για το τρέχον φορολογικό έτος και τις επερχόμενες νομοθετικές αλλαγές. Σημαντικά γεγονότα όπως η πανδημία COVID-19 έχουν οδηγήσει σε πολλά προγράμματα που χρηματοδοτούνται από την κυβέρνηση και μπορεί να μην συνειδητοποιείτε πόσα από αυτά ισχύουν για εσάς. Φυσικά, ακόμα και με έναν λογιστή, θα πρέπει να γνωρίζετε τους αριθμούς σας.
