Ένα κοινό θέμα μεταξύ των αναδυόμενων ιδιοκτητών επιχειρήσεων είναι ότι γνωρίζουν ότι μπορούν να αναπτύξουν την επιχείρησή τους και θέλουν να αναπτύξουν την επιχείρησή τους, αλλά δεν ξέρουν πώς. Πού είναι το σχέδιο που σας λέει τι να κάνετε και πότε να κάνετε την επιχείρηση να ευδοκιμήσει; Η αλήθεια είναι ότι δεν υπάρχουν, αλλά η εύρεση εργαλείων και η ανάπτυξη δεξιοτήτων που αυξάνουν την αποτελεσματικότητα είναι ένα από τα κλειδιά για να βεβαιωθείτε ότι είστε στο σωστό δρόμο καθώς αναπτύσσετε την επιχείρησή σας. Η εκμάθηση αποτελεσματικών δεξιοτήτων ανάθεσης είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε. Όταν η επιχείρησή σας είναι μικρή αλλά αναπτύσσεται, εσείς και η ομάδα σας πιθανότατα κάνετε τα πάντα. Αλλά υπάρχουν πιθανώς πολλά χρονοβόρα πράγματα που απλά νιώθετε ότι πρέπει να κάνετε μόνοι σας. Μέχρι να νιώσετε άνετα να αφήσετε άλλα άτομα στην ομάδα σας να αναλάβουν ορισμένες από τις συγκεκριμένες ευθύνες σας, δεν θα μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπό σας. Η αύξηση της αποτελεσματικότητας συχνά σημαίνει ότι εμπιστεύεστε άλλους ανθρώπους να μεταφέρουν μέρος του φορτίου. Δεν είναι πάντα εύκολο να γίνει, αλλά είναι ένα σημαντικό μέρος της κλιμάκωσης. «Νομίζω ότι η αντιπροσωπεία είναι ένα από τα μεγαλύτερα πράγματα που πρέπει να μπορείς να κάνεις», λέει ο Kim Esser, εκτελεστικός διευθυντής της Adoptions Northwest Inc., ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού υιοθεσίας με έδρα το Σπρίνγκφιλντ που εξυπηρετεί όλο το Όρεγκον. «Αν προσπάθησα να το κάνω αυτό, δεν υπάρχει περίπτωση να καταφέρω όλα όσα κάνω κατά τη διάρκεια της ημέρας». Έχει να κάνει πραγματικά με την κατανόηση της ομάδας σας και των δυνατών, των αδυναμιών της και του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να τη βοηθήσετε καλύτερα να επιτύχει τον στόχο της αφού τον αναθέσετε.
Οι καλύτερες δεξιότητες ανάθεσης για να βοηθήσετε την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί πιο γρήγορα
Για να είσαι αποτελεσματικός αντιπρόσωπος, αξίζει να χτίσεις κάποια υποδομή. Η ομάδα σας θα επωφεληθεί από εργαλεία και συστήματα που έχουν σχεδιαστεί για να αυξάνουν τη διαφάνεια και να διευκολύνουν τη συνεργασία. Δείτε πώς να ξεκινήσετε.
1. Να είστε οργανωμένοι
Ένα από τα κλειδιά της επιτυχίας κατά την ανάθεση είναι να παραμείνετε οργανωμένοι. Ως εκπρόσωπος, πρέπει να είστε οργανωμένοι για να θυμάστε τι αναθέσατε! Ακόμα κι αν δεν κάνετε δουλειά, δεν θα είναι αποτελεσματικό αν χάσετε τα ίχνη του τι γίνεται ή ποιος το κάνει. Οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να είναι επιτυχημένοι εάν δεν έχετε σκεφτεί την εργασία που τους ζητάτε να κάνουν ή εάν οι προσδοκίες αλλάζουν συνεχώς. Αφιερώστε χρόνο πριν αναθέσετε για να καταλάβετε τι ακριβώς ζητάτε. «Η αντιπροσωπεία απαιτεί οργάνωση», λέει ο Έσερ. «Πρέπει να είσαι οργανωμένος. Πρέπει να είστε σε θέση να παρακολουθείτε τι πρέπει να συμβεί και πότε. Διαφορετικά, θα αποσυρθεί από τα μέλη της ομάδας σας και από εσάς. Εάν η αντιπροσωπεία πραγματοποιείται μέσω συνάντησης πρόσωπο με πρόσωπο, πιθανότατα θα λάβετε επιβεβαίωση μέσω email. ταχυδρομικώς Επίσης, η επιβεβαίωση της ανάθεσης εργασίας πιθανότατα θα γίνει μέσω email. ταχυδρομικώς Χρήση e-mail συλλογής Το εργαλείο αλληλογραφίας, τα κοινόχρηστα εισερχόμενα, είναι πολύ πιο εύκολο να ανατεθεί. Μια καλή συνεργατική λύση εισερχομένων θα σας επιτρέψει να εκχωρήσετε μηνύματα σε συγκεκριμένα άτομα της ομάδας σας ή ακόμη και να ορίσετε κανόνες αυτόματης δρομολόγησης, ώστε να μην χρειάζεται να χειρίζεστε κάθε μήνυμα.
2. Δημιουργήστε ορισμένες διαδικασίες εγγραφής και αναφοράς
Στην πορεία, η ομάδα σας θα θέλει να είναι σίγουρη ότι βρίσκεται στο σωστό δρόμο. Κάντε σαφή τα χρονοδιαγράμματα και δώστε τους την ευκαιρία να επικοινωνήσουν μαζί σας για να παρακολουθήσουν την πρόοδο ή να λάβουν βοήθεια εάν κολλήσουν. Οι διευθυντές που αναθέτουν καλά παρακολουθούν τα αποτελέσματα έγκαιρα και συχνά και κάνουν προσαρμογές όπως απαιτείται. Αναφορές, είτε πρόκειται για συμπλήρωση χρονοδιαγράμματος ή υπολογιστικού φύλλου, είτε για ηλεκτρονική εγγραφή. μέσω ταχυδρομείου, διασφαλίζει τη λογοδοσία. Οι υπάλληλοί σας θα είναι πιο ευτυχισμένοι στη δουλειά τους εάν μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας για αυτό που κάνουν. Αποτρέπει επίσης τις δυσάρεστες εκπλήξεις εάν τα πράγματα δεν πάνε όπως τα σχεδιάζετε. Τα εργαλεία διαχείρισης έργου όπως το Basecamp μπορούν να διευκολύνουν τη διατήρηση όλων των πτυχών ενός έργου σε ένα μέρος και τη διαφάνεια σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, αλλά οι διαδικασίες αναφοράς μπορούν να ρυθμιστούν με εβδομαδιαίες αναφορές μετρήσεων που συμπληρώνονται από την ομάδα σας ή ακόμα και μια βασική συνάντηση 1:1 με τον μέλη της ομάδας κάθε εβδομάδα. Όπως κι αν αποφασίσετε να χειριστείτε το τμήμα αναφοράς ή εγγραφής, εσείς και η ομάδα σας αποφασίζετε για μια διαδικασία και δεσμεύεστε σε αυτήν.
3. Χρησιμοποιήστε κάποια εργαλεία που εξοικονομούν χρόνο
Τα πρότυπα και οι λίστες ελέγχου είναι βασικά εργαλεία για την ανάθεση. Λίστες ελέγχου όπως αυτή για τον καθαρισμό του ενοικίου σας μετά την αποχώρηση των επισκεπτών σας βοηθούν να διασφαλίσετε ότι τίποτα δεν θα ξεχαστεί ή θα παραμεληθεί. e-mail Τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν επίσης να αποτελέσουν χρήσιμο πόρο όταν μοιράζετε τις ευθύνες επικοινωνίας των πελατών μεταξύ των μελών της ομάδας σας.
4. Ενδυναμώστε την ομάδα σας
Οι δυσαρεστημένοι πελάτες είναι πιο πιθανό να πουν σε άλλους για την εμπειρία τους παρά ευχαριστημένους πελάτες. Στην πραγματικότητα, η Inc. αναφέρει ότι οι δυστυχισμένοι άνθρωποι μπορούν να το πουν σε άλλους 9-15. Επιπλέον, το 86 τοις εκατό των πελατών σταματούν να συνεργάζονται με μια εταιρεία λόγω μιας αρνητικής εμπειρίας πελάτη. Όταν κάποιος έχει πρόβλημα, μια εξουσιοδοτημένη ομάδα εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να λάβει μια απόφαση χωρίς να μεταφέρει τον πελάτη σε άλλο τμήμα ή να εισάγει καθυστέρηση, ενώ ζητά έγκριση για την επίλυση του προβλήματος. Είτε έχετε να κάνετε με πελάτες είτε όχι, μια ισχυρή ομάδα είναι μια πιο χαρούμενη ομάδα και συνήθως μπορεί να χειριστεί τις αποτυχίες μόνη της. Έχοντας ένα αίσθημα ιδιοκτησίας και κατανοώντας ποιες αποφάσεις μπορούν να πάρουν μόνοι τους, θα είναι πολύ πιο εύκολο να κάνουν μια καλύτερη και πιο αποτελεσματική δουλειά. Αλλά μην παραδώσετε την ευθύνη μόνο στην ομάδα σας χωρίς να την εκπαιδεύσετε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει ό,τι μπορείτε για να διασφαλίσετε ότι έχουν τους πόρους και την εκπαίδευση για να το κάνουν σωστά. Το να τα πετάξετε στο βάθος χωρίς σαφείς παραμέτρους λήψης αποφάσεων και την κατανόηση των μετρήσεων επιτυχίας ή αποτυχίας θα δημιουργήσει πολύ άγχος και πιθανώς ακόμη και δυσπιστία. Μην παραδώσετε απλώς την ευθύνη και φύγετε.
5. Αποφασίστε τι θα αναθέσετε
Πρώτα, αξιολογήστε τις εργασίες σας, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε ποιες εργασίες είναι δίκαιο παιχνίδι για ανάθεση. Με τι αφιερώνετε χρόνο που απαιτεί τις συγκεκριμένες δεξιότητές σας; Τι μπορείτε να διδάξετε στους άλλους να κάνουν που θα ελαφρύνει το φορτίο σας και θα σας επιτρέψει να εστιάσετε στα πράγματα που κάνετε καλύτερα και είστε πιο εξοπλισμένοι να κάνετε; Ποιες δεξιότητες και ταλέντα φέρνει ήδη η ομάδα σας στο τραπέζι; Ποια είναι τα κενά δεξιοτήτων; Η Esser λέει ότι η φιλοσοφία της είναι ότι δεν θέλει να αναθέτει καθήκοντα που δεν έχει κάνει ή δεν πρόκειται να κάνει η ίδια. «Όταν αναλαμβάνω ένα νέο μέλος της ομάδας, είναι πολύ σημαντικό για μένα να βεβαιωθώ ότι με βλέπουν να κάνω ό,τι καθήκον τους ζητήσω, ακόμα κι αν είναι επιπόλαιο. Νομίζω ότι πρέπει να χτίσεις αυτή την εμπιστοσύνη. Πρέπει να θέλουν να πετύχετε πριν θελήσουν να κάνουν οτιδήποτε τους ζητήσετε. Με άλλα λόγια, κερδίστε από την ομάδα σας αναθέτοντας τις σωστές εργασίες στα σωστά άτομα και θα έχετε πολύ περισσότερες πιθανότητες να επιτύχετε τα αποτελέσματα που θέλετε.
6. Αναθέστε στους σωστούς ανθρώπους
Η ανάθεση δεν είναι απλώς να πείτε σε κάποιον να κάνει κάτι που δεν θέλετε ή είστε πολύ απασχολημένοι για να κάνετε μόνοι σας. Αποτελεσματική ανάθεση σημαίνει ανάθεση καθηκόντων στα σωστά άτομα. Αυτό σημαίνει να γνωρίζετε τις προσωπικότητες της ομάδας σας και τα δυνατά σημεία και τις προτιμήσεις της. Σκεφτείτε τον φόρτο εργασίας των εργαζομένων, ώστε να μην δώσετε σε κάποιον περισσότερη δουλειά από αυτή που μπορεί να αντέξει. Ενώ μπορείτε και πρέπει να λάβετε υπόψη το επίπεδο δεξιοτήτων των υπαλλήλων σας, η ανάθεση μπορεί επίσης να είναι ένας τρόπος για να βοηθήσετε την ομάδα σας να αποκτήσει νέες δεξιότητες.
7. Να είστε σαφείς σχετικά με τις προσδοκίες σας
Οι διευθυντές που αναθέτουν καλά καθήκοντα μπορούν να δηλώνουν ξεκάθαρα τι πρέπει να γίνει, ποιοι είναι οι στόχοι και πότε πρέπει να γίνει. Παρέχετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και οποιεσδήποτε βασικές πληροφορίες που θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζουν. Μην ξεχάσετε να παρέχετε πόρους, όπως πρόσβαση ή κωδικούς πρόσβασης, που θα χρειαστεί το άτομο για να ολοκληρώσει την εργασία.
8. Ορίστε υπενθυμίσεις για τον εαυτό σας και βοηθήστε την ομάδα σας να τηρήσει τις προθεσμίες
Πρώτον, κοινοποιήστε αποτελεσματικά τυχόν προθεσμίες ή προσδοκίες για την ολοκλήρωση του συνόλου ή μέρους της εργασίας. Στη συνέχεια, φροντίστε να προγραμματίσετε μια συνάντηση για να εξετάσετε και να συζητήσετε την πρόοδο, να παρέχετε σχόλια και να υποστηρίξετε το μέλος της ομάδας σας ή να προσαρμόσετε τις προτεραιότητες όπως απαιτείται. Δώστε στο άτομο στο οποίο αναθέτετε την εργασία αρκετό χρόνο για να κάνει καλά τη δουλειά. Επίσης, δώστε τους αρκετό χρόνο για να ανταποκριθούν μόνα τους στα εμπόδια, ώστε να μην αισθάνεστε ότι πρέπει να «μικροδιαχειριστείτε». Η Esser λέει ότι έχει ένα μέλος της ομάδας που πρέπει να συνεχίσει για να βεβαιωθεί ότι έχει τις πληροφορίες που χρειάζεται για να συλλέξει από άλλα άτομα για ορισμένες εργασίες. «Της δημιούργησα ευγενικές υπενθυμίσεις ότι, για παράδειγμα, θα έπρεπε να έχει ήδη τόσες πολλές πληροφορίες», λέει η Esser. «Είναι ένα πολύ μικρό πράγμα που πρέπει να σκεφτώ, αλλά τη βοηθά να συγκεντρωθεί και να το κάνει». Αντί απλώς να μην αναθέτει νέες εργασίες σε αυτό το μέλος της ομάδας, μπορεί να είναι μέρος μιας συνεισφέρουσας ομάδας με μικρές ωθήσεις για να την κρατήσουν σε καλό δρόμο. «Καταλαβαίνει ότι της υπενθυμίζω να τη βοηθάω, όχι να την κρίνω, και πραγματικά εκτιμά ότι το κάνουμε αυτό», λέει ο Έσερ.
9. Δημιουργήστε έναν βρόχο ανατροφοδότησης
Δεν είναι ποτέ καλή ιδέα να αναθέσετε ένα έργο ή μια εργασία και μετά να εξαφανιστείτε από τη συζήτηση. Αν αναθέτετε σε κάποιον νέο, μην υποθέσετε ότι θα επικοινωνήσει μαζί σας όταν χρειαστεί. Μπορείτε να δημιουργήσετε σημεία ελέγχου στη γραμμή χρόνου που δημιουργήσατε αρχικά, ώστε το άλλο άτομο να γνωρίζει ότι θα επικοινωνήσετε μαζί του για να δείτε πώς πάνε τα πράγματα. Αυτά τα σημεία ελέγχου είναι μια εξαιρετική στιγμή για να μιλήσετε για το τι πάει καλά, ποια εμπόδια μπορεί να έχετε συναντήσει και εάν η εργασία εκτελείται όπως αναμένεται. Εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα, όσο πιο γρήγορα το αντιμετωπίσετε, τόσο το καλύτερο, και ο υπάλληλος πιθανότατα θα είναι πιο χαρούμενος γνωρίζοντας ότι μπορεί να απευθυνθεί σε εσάς για συμβουλές και υποστήριξη.
10. Αναγνωρίστε μια καλή δουλειά
Αφού ολοκληρώσετε μια εργασία, αφιερώστε χρόνο για να αναγνωρίσετε μια καλή δουλειά. Εάν οι εργαζόμενοι αντιμετωπίσουν προβλήματα ή απροσδόκητα ζητήματα, δώστε τους την ευκαιρία να παρέχουν ανατροφοδότηση και να σκεφτούν τρόπους βελτίωσης των διαδικασιών στο μέλλον. Εάν χρειάζεται να ενημερώσετε τα πρότυπα ή τις λίστες ελέγχου που έχετε δημιουργήσει, κάντε το τώρα, ώστε να είναι διαθέσιμοι πόροι για την επόμενη φάση της ανάθεσης έργου. Η αντιπροσωπεία είναι ουσιαστικό μέρος της καλής ηγεσίας. Έγινε καλά, σας βοηθά να προσεγγίσετε τον “ειδικό στο δωμάτιο” της ομάδας σας, ώστε η ομάδα σας να ειδικευτεί στη δουλειά που κάνει καλύτερα.
