Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία στην Αμερική, στη χώρα αυτή περίπου το 20% αποτυγχάνει τον πρώτο χρόνο και περίπου το 50% των μικρών επιχειρήσεων αποτυγχάνει τον πέμπτο χρόνο. Ένας από τους κύριους λόγους που αποτυγχάνουν οι μικρές επιχειρήσεις είναι η έλλειψη χρηματοδότησης.
Γενικά, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων γνωρίζουν πόσα κεφάλαια χρειάζονται για την εκτέλεση καθημερινών λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένης της μισθοδοσίας. πληρώνει λειτουργικά έξοδα όπως ενοίκιο και υπηρεσίες κοινής ωφέλειας· και να διατηρείτε ενημερωμένα τα τιμολόγια προμηθευτών. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις που αποτυγχάνουν έχουν συχνά λιγότερη επίγνωση του ποσού των εσόδων που παράγονται από την πώληση προϊόντων ή υπηρεσιών. Αυτή η παράβλεψη δημιουργεί έλλειψη χρηματοδότησης που μπορεί να κλείσει γρήγορα τις πόρτες μιας επιχείρησης.
Για να βοηθήσουν στην καλύτερη διαχείριση κοινών λαθών όπως τα παραπάνω, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να δημιουργήσουν έναν ρεαλιστικό προϋπολογισμό λειτουργίας και να είναι έτοιμοι να διαθέσουν ένα συγκεκριμένο ποσό κεφαλαίου από τα αποθεματικά τους κατά την εκκίνηση. Για να γίνει αυτό αποτελεσματικά, η χρήση ενός εργαλείου λογισμικού λογιστικής θα δώσει στην εταιρεία μια σαφή εικόνα των συνολικών ταμειακών ροών σε σχέση με τον προϋπολογισμό λειτουργίας της.
Ακολουθούν μερικά από τα κορυφαία οφέλη του λογιστικού λογισμικού για την αυτοματοποίηση εργασιών εκκίνησης μικρών επιχειρήσεων.
Τι είναι το λογιστικό λογισμικό;
Το λογιστικό λογισμικό εκτελεί διάφορες λογιστικές και λογιστικές εργασίες. Βοηθά στην καταγραφή και αναφορά οικονομικών συναλλαγών. Με αυτόν τον τύπο λογισμικού σε εφαρμογή, οι υπολογισμοί ταμειακών ροών είναι ευκολότερο να αναλυθούν και να κατανοηθούν. Δεν χρειάζεστε λογιστή ή λογιστικές δεξιότητες για να επιτύχετε με αυτό το εργαλείο και το πιο σύγχρονο λογιστικό λογισμικό είναι προσβάσιμο από οποιαδήποτε συσκευή που είναι συνδεδεμένη στο Διαδίκτυο.
Γιατί η επιχείρησή σας χρειάζεται λογιστικό λογισμικό
Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης ή επίδοξος επιχειρηματίας, η επένδυση στα σωστά εργαλεία μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ ανάπτυξης και στασιμότητας. Ίσως σκεφτήκατε στο παρελθόν να επενδύσετε σε λογισμικό λογιστικής ή μόλις ξεκινήσατε να εξερευνάτε τις επιλογές σας, αλλά ακόμα δεν είστε σίγουροι γιατί να αποκτήσετε ένα.
Για να διευκολυνθεί αυτή η διαδικασία, ακολουθούν ορισμένοι από τους κύριους λόγους για τους οποίους η επένδυση σε λογιστικό λογισμικό μπορεί να ωφελήσει την επιχείρησή σας.
1. Χειροκίνητη μείωση διαδικασίας
Όλοι γνωρίζουμε ότι ο χρόνος είναι χρήμα για τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θα μας έλεγαν ότι θα προτιμούσαν να επικεντρωθούν στη λειτουργία της ίδιας της επιχείρησης. Αντί να εισάγετε δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο, κάντε “επιχειρήσεις” για ενέργειες. Ένας επιτυχημένος ιδιοκτήτης επιχείρησης γνωρίζει τη σημασία της καταγραφής των επιχειρηματικών συναλλαγών, της διατήρησης ενημερωμένων και ακριβών δεδομένων πελατών και προμηθευτών και παρακολούθησης λογαριασμών και τιμολογίων.
Επομένως, κάθε εργασία που μπορεί να αυτοματοποιηθεί σε λογισμικό μπορεί να επιταχύνει σημαντικά την εστίαση οποιουδήποτε ιδιοκτήτη επιχείρησης στη στρατηγική ανάπτυξης. Η μείωση της μη αυτόματης καταχώρισης με την αυτοματοποίηση των εργασιών στο λογισμικό σας μπορεί να μειώσει δραματικά τον χρόνο που αφιερώνεται στην τιμολόγηση των πελατών και των προμηθευτών, στην ενημέρωση των αρχείων πελατών, στην καταγραφή των πωλήσεων και στη συμφωνία των βιβλίων τους.
Αυτό, με τη σειρά του, μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του κόστους για έναν εργαζόμενο του οποίου η εργασία θα ήταν να εκτελεί χειροκίνητες εργασίες εισαγωγής δεδομένων. Ως αποτέλεσμα, αυτός ο υπάλληλος μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε μια πιο εφευρετική επιχείρηση.
2. Συγχρονισμός οικονομικών δεδομένων
Επιτρέποντας τη λήψη και την εμφάνιση οικονομικών δεδομένων από ξεχωριστές πηγές σε ένα μέρος, αποθηκεύει τις μη αυτόματες εργασίες λήψης συναλλαγών από κάθε πηγή και εισαγωγής τους ξεχωριστά στο λογισμικό. Και πάλι, αυτή η διαθεσιμότητα εξαλείφει την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους κατά την εισαγωγή.
3. Αυτοματοποίηση αναφορών
Το κύριο πλεονέκτημα της προσθήκης λογιστικού λογισμικού στη ροή εργασιών της επιχείρησής σας είναι ο πλούτος δεδομένων και αναφορών που διατίθενται με το πάτημα ενός κουμπιού. Η δημιουργία προσαρμοσμένων πινάκων εργαλείων και τυποποιημένων αναφορών μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τα κέρδη και τις ζημίες, να βελτιώσετε την κερδοφορία και να αποκτήσετε πληροφορίες για το κόστος και τα γενικά έξοδα. Δεδομένου ότι η διαχείριση και ο χειρισμός των δεδομένων που εισάγονται στο πρόγραμμα γίνεται αυτόματα, η ακρίβεια κάθε αναφοράς που δημιουργείται είναι πολύ υψηλότερη από μια αναφορά που πρέπει να δημιουργηθεί με μη αυτόματο τρόπο από άνθρωπο.
Μπορεί επίσης να χρειαστεί να οριστούν οι προσαρμοσμένες αναφορές με μη αυτόματο τρόπο και το λογισμικό μπορεί να αποθηκεύσει την αναφορά για επαναχρησιμοποίηση. Η υποβολή εκθέσεων είναι ένα βασικό εργαλείο που θα βοηθήσει κάθε επιχείρηση να κάνει προϋπολογισμούς και να λαμβάνει αποφάσεις στο δρόμο προς την επιχειρηματική επιτυχία.
4. Φορολογικοί σκοποί επιχειρήσεων
Για κάθε startup επιχείρηση, η λέξη «τέλη» μπορεί να είναι τρομακτική. Οι επιχειρήσεις αναμένεται να παρακολουθούν όλες τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται, τόσο με μετρητά όσο και σε μετρητά. Μια εσφαλμένα ελεγχόμενη επιχείρηση μπορεί να τιμωρηθεί αυστηρά και στο έλεος της εφορίας. Αυτό από μόνο του μπορεί να απειλήσει το μέλλον μιας επιχείρησης και είναι γνωστό ότι αναγκάζει πολλούς να κλείσουν τις πόρτες τους.
Η διασφάλιση ότι όλα τα δεδομένα της εταιρείας καταγράφονται με ακρίβεια μπορεί να μειώσει σημαντικά τον κίνδυνο μιας μεγάλης φορολογικής υποχρέωσης. Ένα άλλο πρόσθετο πλεονέκτημα της παρακολούθησης των αρχείων, των συναλλαγών και της φορολογικής σας υποχρέωσης είναι ότι το IRS προετοιμάζεται πάντα για έλεγχο.
5. Συνεχής μείωση κόστους
Ο αυτοματισμός σχετίζεται άμεσα με τη μείωση του κόστους στις επιχειρήσεις. Τα οφέλη έρχονται πραγματικά όταν δημιουργείτε μια ροή εργασιών στο λογιστικό λογισμικό σας. Η αυτοματοποίηση και η ακρίβεια που συνδέονται με αυτές τις εργασίες θα δώσουν στην επιχείρηση μια σαφή εικόνα των ευκαιριών και των αδυναμιών. Πράγματα όπως η αύξηση ή η μείωση του αριθμού των εργαζομένων και η επαναχρησιμοποίηση των εργαζομένων για πιο κερδοφόρα εργασία στην επιχείρηση.
Το αρχικό κόστος του λογισμικού, της εγκατάστασης και της εκπαίδευσης μπορεί να είναι ακριβό στην αρχή του επαγγελματικού ταξιδιού. Ωστόσο, μακροπρόθεσμα, η απόδοση της επένδυσης θα είναι πιο πολύτιμη για την επιχείρηση. Είναι μια πραγματική επένδυση στη λειτουργία κάθε επιχείρησης. Αυτό μπορεί να τους ξεχωρίσει από τους ανταγωνιστές που δεν διαθέτουν λογιστικό λογισμικό και ξοδεύουν πολύ περισσότερα γενικά έξοδα.
Τι να αναζητήσετε σε ένα πρόγραμμα λογιστικής επιχειρήσεων
Ίσως γνωρίζετε ότι το λογιστικό λογισμικό μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε καλύτερα την επιχείρησή σας, αλλά ποιο λογισμικό πρέπει να επιλέξετε; Ακολουθούν ορισμένα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν αρχίζετε να δοκιμάζετε και να συγκρίνετε διαφορετικά λογιστικά προγράμματα.
Ευκολία στη χρήση
Με την πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο στα δεδομένα σας, μπορείτε να λαμβάνετε έξυπνες επιχειρηματικές αποφάσεις και να διασφαλίζετε καλύτερα υγιείς ταμειακές ροές. Μερικά βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να γνωρίζετε είναι:
- Ταμπλό – Λήψη και διαχείριση αποδείξεων, εντολών αγοράς, τιμολογίων, εσόδων και εξόδων, τραπεζικών συμφωνιών, οικονομικών καταστάσεων και υπολοίπων, παρακολούθησης χρόνου, πληρωτέων και απαιτήσεων.
- Ρυθμίσεις και επιλογές – Ρόλοι χρηστών, δικαιώματα για τον έλεγχο του τι μπορούν να δουν και να κάνουν οι χρήστες.
- Δημιουργία ανάρτησης – Αρχεία προϊόντων και υπηρεσιών, απόθεμα, πληροφορίες αγοράς, περιγραφή προϊόντος και υπηρεσίας.
- Λογιστικό Σχέδιο – Ένα ευρετήριο όλων των οικονομικών λογαριασμών σας που χωρίζονται σε υποκατηγορίες μπορεί να είναι συντριπτικό. Η δημιουργία λογιστικού σχεδίου απλοποιείται με το λογιστικό λογισμικό. Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού συνοδεύεται από τυπικούς λογαριασμούς και την επιλογή να δημιουργήσετε τους δικούς σας. Θα σας επιτρέψει επίσης να κατηγοριοποιήσετε γρήγορα, να επεξεργαστείτε, να αφαιρέσετε λογαριασμούς και να προσθέσετε έναν αριθμό λογαριασμού εάν χρειάζεται.
Τιμές ανάλογα με τον προϋπολογισμό σας
Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να αναγνωρίσουμε ότι το κόστος και η αξία διαφέρουν.
- Σκεφτείτε ότι θα θέλετε να διατηρήσετε τη λογιστική σας λύση για αρκετά χρόνια
- Υπολογίστε το κόστος της συνεχούς υποστήριξης και της παροχής συμβουλών για τον κλάδο
Αναφορές προσαρμοσμένες στις ανάγκες σας
Καθώς μια εταιρεία μεγαλώνει, αυξάνεται και ο αριθμός των σημείων δεδομένων. Η αναφορά σάς επιτρέπει να συλλέγετε δεδομένα για προσαρμοσμένες αναφορές που επιτρέπουν τη βαθύτερη επιχειρηματική ανάλυση.
- Απεριόριστες λίστες για τη δημιουργία τάξεων, λογαριασμών και έργων.
- Προσαρμοσμένη σύγκριση με τη δυνατότητα προσαρμογής KPI. Αυτό καθιστά εύκολο τον εντοπισμό αυτών που επηρεάζουν περισσότερο τα τελικά αποτελέσματα.
- Δυναμικοί πίνακες εργαλείων που συνθέτουν πληροφορίες και συνδυάζουν πολλαπλές πηγές δεδομένων σε έναν χώρο για να δημιουργήσουν μια ολοκληρωμένη άποψη της απόδοσης.
