Πολλοί άνθρωποι σκέφτονται τον οικονομικό έλεγχο ως μια εξέταση που πραγματοποιείται από έναν Ορκωτό Λογιστή (CPA). Αυτός είναι ένας ορισμός και μπορεί να τον χρειαστείτε εάν η εταιρεία σας χρειάζεται δάνειο, πρόκειται να εισέλθετε στο χρηματιστήριο ή η επιχείρηση πρόκειται να φτάσει σε ένα άλλο στάδιο που απαιτεί οικονομική διαφάνεια. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να κάνετε έναν οικονομικό έλεγχο μόνοι σας. Υπό αυτή την έννοια, είναι μια άσκηση για να ρίξετε μια προσεκτική ματιά στην οικονομική σας κατάσταση. Από εκεί και πέρα, θα ψάξετε για προβλήματα και θα δείτε τι πάει καλά. Εκτός από την αποκάλυψη δαπανηθέντων κεφαλαίων, ένας έλεγχος μπορεί να δείξει πώς μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα και να αποτρέψετε την πτώση της εταιρείας σας σε ασταθή και μη βιώσιμη οικονομική θέση. Οπότε θα πρέπει να το σκεφτείτε ως καλά ξοδευμένο χρόνο. Πολλές καταστάσεις μπορεί να καθιστούν σκόπιμο να διενεργήσετε έναν οικονομικό έλεγχο της εταιρείας σας. Περιλαμβάνουν:
- Δείξτε σε επενδυτές ή χρηματοδότες το αποτέλεσμα του δανείου
- Προσδιορισμός των λόγων για την πρόσφατη αύξηση ή μείωση της κερδοφορίας
- Αξιολογήστε εάν η επιχείρησή σας είναι οικονομικά έτοιμη να επεκταθεί
- Ικανοποίηση των απαιτήσεων του δανειστή για σύναψη ή παράταση του δανείου
- Αύξηση της εμπιστοσύνης των ενδιαφερομένων στην εταιρεία
Ακολουθούν ορισμένες αποτελεσματικές προτάσεις για τη διεξαγωγή ενός ολοκληρωμένου οικονομικού ελέγχου που παρέχει πολύτιμες πληροφορίες για την επιχείρησή σας.
1. Επιλέξτε μια αργή επιχειρηματική περίοδο
Απαιτείται επαρκής χρόνος για μια ενδελεχή αυτοεξέταση. Γι’ αυτό είναι καλύτερο να κάνετε τη δέουσα επιμέλεια της εταιρείας σας αρκετά αργά. Μην σχεδιάζετε να συμβεί αυτό μια εβδομάδα μετά την προσγείωση ενός τόσο απαραίτητου νέου πελάτη ή κατά τη διάρκεια της περιόδου ή του μήνα που είναι συνήθως η πιο πολυσύχναστη για επαγγελματικούς λόγους. Αντίθετα, σκεφτείτε πότε είναι πιθανό να έχετε αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσετε κάθε μέρος του ελέγχου και να καταγράψετε τα ευρήματά σας. Διαφορετικά, μπορεί να βιαστείτε και να χάσετε σημαντικές λεπτομέρειες. Εάν συμβεί αυτό, ακυρώνεται εντελώς ο σκοπός του ελέγχου.
2. Αναζητήστε αλλαγές στο κόστος
Φυσικά, μια επιχείρηση ξοδεύει διαφορετικά ποσά κάθε χρόνο. Για παράδειγμα, ίσως πέρυσι χρειαζόσασταν νέους υπολογιστές για όλους τους υπαλλήλους σας ή επενδύσατε σε έναν 3D εκτυπωτή υψηλής τεχνολογίας. Ωστόσο, η κατάσταση γίνεται ακόμη πιο ανησυχητική όταν παρατηρείς μεγάλη αύξηση των εξόδων και δεν μπορείς να εντοπίσεις αμέσως τον λόγο. Ίσως είχατε 8.000 $ περισσότερα σε μέση δαπάνη πέρυσι, παρόλο που τα νούμερα ήταν αρκετά σταθερά μέχρι εκείνο το σημείο. Εάν ναι, εξετάστε τα έξοδα της επιχείρησής σας γραμμή προς γραμμή και προσπαθήστε να εντοπίσετε νέες ή ασυνήθιστες συναλλαγές. Μια πιο προσεκτική ματιά μπορεί να αποκαλύψει στοιχεία ότι τα κεφάλαια δεν δαπανήθηκαν σωστά. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να θυμάστε τα έξοδα που ίσως είχατε ξεχάσει προηγουμένως.
3. Προσδιορίστε αποτελεσματικούς τρόπους μείωσης του λειτουργικού κόστους
Τα λειτουργικά έξοδα σχετίζονται με τις καθημερινές απαιτήσεις λειτουργίας της επιχείρησής σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ενοίκιο, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, είδη γραφείου και μισθούς εργαζομένων. Κοιτάξτε κάθε τιμή και δείτε αν μπορούν να μειωθούν. Θα μπορούσατε να αγοράσετε προϊόντα χύμα για να εξοικονομήσετε χρήματα; Ελέγξτε τις σχέσεις προμηθευτών και δείτε αν αξίζει να αναζητήσετε φθηνότερες εναλλακτικές. Είναι επίσης συνετό να επιβεβαιώσετε ένα ποσοστό του κόστους που σχετίζεται με απροσδόκητες βλάβες. Έχει χαλάσει ένα κρίσιμο κομμάτι του εξοπλισμού και η έκτακτη φορολογική κλήση και τα ανταλλακτικά έχουν αφήσει υπερβολικά τον προϋπολογισμό; Συχνά θα διαπιστώσετε ότι η εφαρμογή προγραμμάτων προληπτικής ή πρόβλεψης συντήρησης θα σας εξοικονομήσει χρήματα μειώνοντας δραστικά τον απροσδόκητο χρόνο διακοπής λειτουργίας και το κόστος που προκαλεί. Προσπαθήστε να συσχετίσετε όλα τα λειτουργικά έξοδα με το πιθανό κέρδος της επιχείρησής σας. Αν δεν μπορείτε, ίσως κάποια έξοδα να μην είναι τόσο απαραίτητα όσο φαινόταν.
4. Ελέγξτε για αποδεικτικά στοιχεία διπλών χρεώσεων
Πολλές εταιρείες προσπαθούν να αναγκάσουν τους πελάτες να εγγραφούν για να πληρώνουν μηνιαίες χρεώσεις που συνεχίζονται εκτός εάν οι χρήστες ακυρώσουν. Στην αρχή, αυτό ακούγεται βολικό γιατί δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως ξεχάσετε να πληρώσετε τον λογαριασμό σας εγκαίρως και ξαφνικά βρείτε την επιχείρησή σας χωρίς την απαραίτητη συνδρομή ή υπηρεσία. Αλλά μπορεί επίσης να σημαίνει ότι πληρώνετε για κάτι που η εταιρεία δεν χρειάζεται πλέον. Εάν βρείτε τέτοιες περιπτώσεις, ελέγξτε τα συμβόλαια για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν ελάχιστοι όροι. Για παράδειγμα, ίσως υπέγραψες διετές συμβόλαιο πριν από 18 μήνες. Εάν ναι, θα πρέπει να πληρώσετε τα τέλη μέχρι τη λήξη της σύμβασης. Η πρόωρη διακοπή πληρωμών μπορεί να βλάψει την πίστωσή σας ή να οδηγήσει σε νομικές ενέργειες. Διαφορετικά, ελέγξτε τυχόν επαναλαμβανόμενες χρεώσεις για να βεβαιωθείτε ότι αφορούν πράγματα που πραγματικά χρειάζεται η επιχείρησή σας. Όταν δεν έχετε σύμβαση και η εταιρεία δεν θα σταματήσει να σας πληρώνει, κάντε ένα επίσημο αίτημα στον πωλητή και ζητήστε γραπτή απάντηση. Εάν αυτό δεν σας βοηθήσει, επικοινωνήστε με τον εκδότη της κάρτας σας για να ανοίξετε μια διαφωνία. Δώστε δικαιολογητικά για να αποδείξετε ότι δεν έχετε υπογράψει ακόμα τη σύμβαση και ότι επικοινωνήσατε με τον πωλητή.
5. Ελέγξτε προσεκτικά την επαγγελματική σας πιστωτική κάρτα και τις συναλλαγές της
Είναι επίσης καλή ιδέα να ελέγξετε τις συναλλαγές με πιστωτική κάρτα της επιχείρησής σας σε έναν οικονομικό έλεγχο. Έχετε σαφή πολιτική σχετικά με το τι συνιστά νόμιμες επιχειρηματικές δαπάνες; Υπάρχουν διαδικασίες ώστε οι εργαζόμενοι να παρέχουν αποδείξεις όταν αγοράζουν κάτι με εταιρική κάρτα; Εάν το προσωπικό κατανοεί τις εγκεκριμένες χρήσεις, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί τους για τυχόν περίεργα έξοδα για περισσότερες πληροφορίες. Επίσης, ελέγξτε την αναφορά πιστωτικής κάρτας της επαγγελματικής σας κάρτας. Οι πολίτες των Ηνωμένων Πολιτειών δικαιούνται δωρεάν ετήσιο πιστωτικό έλεγχο σε καθένα από τα τρία μεγάλα πιστωτικά γραφεία. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναζητήσετε σφάλματα ή απροσδόκητα συμβάντα στην αναφορά σας που θα μπορούσαν να βλάψουν την πίστωσή σας. Για παράδειγμα, μπορεί να ανακαλύψετε δόλια δραστηριότητα λόγω κλοπής ταυτότητας ή να ανακαλύψετε ότι στείλατε πληρωμές που δεν ελήφθησαν ή δεν καταγράφηκαν ποτέ από τον πάροχο υπηρεσιών.
6. Βεβαιωθείτε ότι τα έξοδα και οι αποδείξεις σας έχουν ταξινομηθεί σωστά
Ίσως η εταιρεία σας χρησιμοποιεί λογιστικό λογισμικό που σας βοηθά να κατηγοριοποιήσετε τα έσοδα και τα έξοδα. Εάν είστε ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης σχεδίασης ιστοσελίδων και copywriting, η κατηγοριοποίηση μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πόσο κερδοφόρα είναι κάθε υπηρεσία που παρέχετε. Το σωστό λογισμικό μπορεί επίσης να κατηγοριοποιήσει όλα τα έξοδά σας. Αν δείτε ότι συγκεκριμένες δαπάνες καταλαμβάνουν ένα ασυνήθιστα μεγάλο μέρος του προϋπολογισμού σας, ήρθε η ώρα να ρίξετε μια πιο προσεκτική ματιά. Ή μπορεί να διαπιστώσετε ότι ένας κλάδος της επιχείρησής σας δεν παράγει σχεδόν αρκετό κέρδος για να δικαιολογήσει τα έξοδά σας. Εάν ναι, η πιο αποτελεσματική λύση μπορεί να είναι το κλείσιμο αυτού του τμήματος ή η μείωση των πόρων που διατίθενται σε αυτό. Ωστόσο, το λογισμικό δεν είναι μια λύση χωρίς σφάλματα, είτε περιλαμβάνει αυτόματη κατηγοριοποίηση είτε μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων. Συμβαίνουν λάθη και μπορεί να αλλοιώσουν τα οικονομικά σας δεδομένα. Τι γίνεται αν κάποιος επισημάνει κατά λάθος την πληρωμή του ενοικίου σας ως χαρτικά; Αναρωτηθήκατε τι προκάλεσε την ξαφνική αύξηση των δαπανών και θα πρέπει να το εξετάσετε περαιτέρω.
7. Καταγράψτε τις αλλαγές στην εταιρεία που οδήγησαν στις οικονομικές διαφορές
Ένα άλλο χρήσιμο βήμα είναι να τεκμηριώσετε τυχόν αλλαγές που συνέβησαν κατά την ελεγχόμενη περίοδο. Για παράδειγμα, ο οργανισμός έχει ξεκινήσει ή έχει σταματήσει προγράμματα; Προσέλαβε πολλά μέλη της ομάδας; Ίσως η επιχείρησή σας να έχει διακόψει ορισμένα προϊόντα και να μην έχει καλύψει ακόμη αυτά τα κενά με νέα προϊόντα. Η ανάμνηση και η καταχώριση αυτών των αλλαγών θα σας βοηθήσει να πραγματοποιήσετε έναν πιο επιτυχημένο έλεγχο, μειώνοντας τις εκπλήξεις και τη σύγχυση. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, θα είναι επίσης ευκολότερο να κατανοήσουμε τον αντίκτυπο των διαφορών. Για παράδειγμα, εάν προσλάβατε 20 νέους υπαλλήλους τον τελευταίο χρόνο, υπάρχουν αξιοσημείωτες αυξήσεις στα κέρδη στα τμήματα όπου εργάζονται; Μπορείτε να ακολουθήσετε την ίδια προσέγγιση με ακριβό εξοπλισμό που πιστεύετε ότι θα φέρει τεράστια ανάπτυξη στην επιχείρησή σας. Μπορεί να το έχετε χρησιμοποιήσει για ενάμιση χρόνο. Αν ναι, προσπαθήστε να συνδέσετε το κέρδος με αυτό και δείτε αν ό,τι ξοδέψατε απέδωσε τελικά, βοηθώντας την εταιρεία σας να πετύχει.
8. Ελέγξτε εάν τα δάνεια έχουν χρησιμοποιηθεί για εγκεκριμένα αγαθά
Η επιχείρησή σας μπορεί να έχει λάβει ομοσπονδιακά δάνεια ανακούφισης για τον COVID-19. Τέτοια οικονομική βοήθεια παρασχέθηκε με όρους για το πώς να δαπανηθούν τα χρήματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να το συμπεριλάβετε στα έξοδα μισθοδοσίας, αλλά ενδέχεται να υποβληθείτε σε έλεγχο για να διαπιστωθεί εάν χρησιμοποιήσατε το δάνειο για αυτόν τον σκοπό. Σε αυτήν την περίπτωση, ο εκπρόσωπος της επιχείρησης θα πρέπει να υποβάλει έκθεση που να αποδεικνύει ότι η εταιρεία χρησιμοποίησε τα χρήματα σωστά. Ακόμα κι αν η εταιρεία σας δεν διενεργήσει επίσημο έλεγχο για να επαληθεύσει τη χρήση του δανείου, οι εσωτερικοί οικονομικοί έλεγχοι θα πρέπει να επιβεβαιώσουν ότι δεν υπάρχουν πόροι που δαπανώνται ακατάλληλα. Αν παρατηρήσετε τέτοιες περιπτώσεις, λάβετε συμβουλές από επαγγελματίες για το πώς να τις αντιμετωπίσετε και αποφύγετε τις συνέπειες.
9. Διερευνήστε τρόπους εξοικονόμησης στα έξοδα αποστολής
Ίσως η επιχείρησή σας να έχει γίνει πρόσφατα πιο εξαρτημένη από drop shippers. Αναλύστε λεπτομερώς πόσα είδη αποστέλλετε κατά μέσο όρο ανά μήνα και πόσα ξοδεύετε για αυτό. Στη συνέχεια, καθορίστε εάν αυτό που πληρώνετε εξακολουθεί να είναι ένα λογικό επιτόκιο παρά την αυξημένη επιχειρηματική δραστηριότητα. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι άλλες εταιρείες προσφέρουν πολύ χαμηλότερες τιμές. Επικοινωνήστε με τον τρέχοντα πάροχο σας πριν αλλάξετε. Πείτε τους ότι σκέφτεστε να μεταφέρετε την επιχείρησή σας αλλού και δείτε αν μπορούν να σας προσφέρουν έκπτωση.
10. Βρείτε τις μεγαλύτερες ευκαιρίες αποταμίευσης
Ακόμη και μια οικονομικά υγιής επιχείρηση είναι πιθανό να έχει τουλάχιστον μερικά επιπλέον έξοδα που θα ανακαλυφθούν μέσω ενδελεχούς οικονομικού ελέγχου. Αντί να νιώθετε απογοήτευση για αυτά, εντοπίστε τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να μειώσετε το κόστος χωρίς να θυσιάσετε την παραγωγικότητα. Για παράδειγμα, μπορείτε να μετακομίσετε σε ένα μικρότερο χώρο γραφείου και να έχετε περισσότερους υπαλλήλους να εργάζονται από το σπίτι. Μπορεί επίσης να έχει νόημα να αγοράσετε ανακαινισμένους υπολογιστές αντί για νέους. Κάνοντας αυτά τα πράγματα θα πρέπει να παρέχει μεγαλύτερη οικονομική ασφάλεια μακροπρόθεσμα.
11. Συγκρίνετε τα αποτελέσματα του ελέγχου με τις οικονομικές προβλέψεις
Αφού ολοκληρώσετε τον έλεγχό σας, είναι καλή ιδέα να ελέγξετε τα αποτελέσματα αυτής της αξιολόγησης σε σχέση με τις οικονομικές σας προβλέψεις. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή σημαντικών προβλημάτων στο μέλλον λόγω ασυνέπειας στις πληροφορίες. Εάν δείτε περιπτώσεις όπου οι οικονομικές προβλέψεις που παρουσιάστηκαν προηγουμένως δεν αντικατοπτρίζουν τα πορίσματα του ελέγχου σας, ενημερώστε τις αναλόγως. Αυτό το βήμα διασφαλίζει ότι έχετε τις πιο ακριβείς και σχετικές πληροφορίες για να λάβετε τις οικονομικές σας αποφάσεις.
